Passer en douceur aux nouvelles normes bancaires
L’année 2010 démarre en fanfare pour les comptables de PME avec un chantier d’actualité sur les échanges bancaires : le passage aux normes EBICS – SEPA. C’est l’occasion de se poser la question de l’adoption des moyens de paiement électroniques pour certains, et pour d'autres, d’anticiper pour réussir en souplesse cette évolution indispensable et en tirer tous les bénéfices. Explications et conseils pratiques !
Deux calendriers se superposent, l’un relatif à la communication, l’autre portant sur les paiements. D’une part, le protocole EBICS basé sur Internet doit progressivement remplacer l’ancien protocole ETEBAC qui sera arrêté en France fin 2011. D’autre part, le SEPA, issu de la Directive sur les Services de Paiement instituée par la Commission Européenne, vise à homogénéiser les moyens de paiement en Europe. Il est applicable aux virements depuis le 28 janvier 2008 et concernera les prélèvements à partir du 1er novembre 2010. Même si les délais paraissent raisonnables, il est temps de lancer les opérations de mise en conformité pour éviter l’engorgement inévitable des dernières semaines précédant l’arrêt d’ETEBAC.
Les avantages du protocole EBICS
En France, le protocole d’échange ETEBAC concerne 90 000 entreprises. Il nécessite un équipement particulier (ligne téléphonique spécialisée et modem spécifique), connecté à un réseau téléphonique (le réseau X25 d’Orange Business Services). Ce dernier est devenu obsolète et sera coupé fin 2011. En comparaison, la mise en œuvre d’EBICS nécessite un simple accès Internet. EBICS renforce également la sécurité des échanges entre l’entreprise et la banque, et cela, au travers de trois impératifs légaux : l’authentification, le chiffrement et le scellement des échanges. Enfin, c’est un protocole éprouvé, déjà utilisé en Allemagne par plus de 100 000 entreprises qui ont franchi le pas il y a un an, sur un total de 200 000 concernées (source ZKA, octobre 2009). Au-delà de la simplification de la mise en œuvre de la communication bancaire, EBICS apporte également la prise en compte des nouveaux formats proposés par le SEPA.
Moyens de paiement : tarifs et délais uniques en Europe grâce au SEPA
Supporté par 32 pays européens (les 27 membres plus la Norvège, l’Islande, la Suisse, le Lichtenstein et Monaco), le SEPA possède lui aussi de nombreux atouts. Son premier objectif vise à créer un espace européen unique de paiements en euros par une standardisation des formats d’échanges. Jusqu’à présent, les fichiers échangés étaient définis sur le plan national - en France par le CFONB – d’où des diversités de formats pour des échanges inter-pays et des différences de délais et de dates de valeur d’un pays à l’autre. Ensuite, la mise en place du SEPA harmonise les coûts (tarif identique pour les paiements nationaux et transfrontaliers) et les délais de traitement des flux d’échanges (virements, prélèvements…) : toutes les banques de la zone SEPA sont tenues de respecter des délais d’exécution bien définis. Par exemple, le nouveau format de virement SCT (SEPA Credit Transfert) impose à tous une date de valeur unique de trois jours (pour arriver à 1 jour en 2012) et un coût de virement unique, quelle que soit la destination dans la zone d’échanges. Enfin, le format du message SEPA (basé sur le standard Internet XML) comprend une zone libre de commentaires qui permet de préciser le motif de l’opération, permettant ainsi une automatisation des rapprochements comptables : le lettrage se fera automatiquement grâce aux références de factures mentionnées par l’émetteur dans le SEPA.
Une offre produit compatible SEPA/EBICS et des services d’accompagnement
Pour répondre à ces contraintes externes imposées par le marché, Sage a conçu un nouvel outil, Sage Moyens de Paiement EBICS, qui intègre à la fois les nouveaux formats de fichiers SEPA et le protocole EBICS. Un bouquet de services d’accompagnement à la migration est également proposé : assistance au paramétrage de la communication bancaire, aide à la réalisation des premiers flux avec mise à disposition d’un serveur de tests dédié, mise en place d’une équipe technique spécifique et remise d’un guide de mise en œuvre.
Quatre conseils pratiques pour réussir ce passage
1/ Anticiper l’opération, en profitant des zones tarifaires progressives établies par Sage pour encourager un démarrage rapide et éviter l’engorgement : le tarif « Vert » (le plus intéressant) pour une évolution d’ici à fin septembre 2010, devient « Rouge » pour la période septembre 2010 – septembre 2011 et enfin « Noir » (le plus élevé) pour les derniers mois, après septembre 2011.
2/ Effectuer en parallèle la conversion RIB vers BIC-IBAN : aujourd’hui, un simple RIB suffit pour un virement ou un prélèvement ; demain, avec le format SEPA, il faudra utiliser les normes BIC et IBAN pour les identifiants compte et banque. Une conversion indispensable, par exemple, pour votre référentiel fournisseur (pour régler leurs factures) ou pour vos salariés (pour virer leurs salaires). Elle peut se faire de manière indépendante du reste de la procédure, avec l’aide d’un service mis en place par Sage.
3/ Afin d’éviter l’engorgement, passer ses banques une à une, au fur et à mesure des nouveaux contrats signés avec les banques et de la disponibilité de leurs serveurs.
4/ Faire cohabiter les deux protocoles (ETEBAC 3 et EBICS) tant que toutes vos banques n’auront pas été basculées et testées avec succès sur votre nouvel environnement.
Pour plus d'information contactez-nous ...