Gestion des notes de frais

Aucune nouvelle réglementation tarifaire significative n’est attendue en 2022. Néanmoins, l’état actuel du cadre représente un défi permanent pour les entreprises en raison de sa complexité.

De nombreuses règles sont à assimiler et à appliquer :

• l’employeur peut opter pour le remboursement au forfait ou le remboursement au réel, notamment selon la nature des frais professionnels, obligeant la comptabilité à jouer entre plusieurs obligations fiscales ;
• le remboursement des frais peut être obligatoire ou facultatif : abonnement aux transports publics, usage du véhicule personnel, repas… autant de frais dont les règles de prise en charge divergent, pouvant occasionner des tensions internes ;
• au quotidien, l’entreprise fait face à une importante disparité de frais présentés par les salariés : les frais de restauration, de déplacement ou encore d’hébergement disposent chacun de leur propre cadre réglementaire qui, par ailleurs, est susceptible d’évoluer.

En raison de cette réglementation complexe et changeante, le risque de confusion et d’erreurs est loin d’être anodin pour l’entreprise.

Celles-ci peuvent d’ailleurs avoir de nombreuses origines :

• un justificatif de frais égaré par le collaborateur ou la comptabilité ;
• un justificatif incomplet, celui-ci devant présenter un certain nombre de mentions obligatoires ;
• une demande de prise en charge pour des dépenses non remboursées ;
• le dépassement des plafonds de remboursement, pouvant empêcher l’entreprise de bénéficier d’une exonération sociale sur la prise en charge des frais.

Des approximations qui, d’ailleurs, peuvent avoir de lourdes conséquences pour l’entreprise : perte de temps, allongement des délais de remboursement, incompréhension des collaborateurs ou même redressement fiscal.

20 minutes par mois :  Il s’agit du temps moyen nécessaire à un employé pour gérer et suivre les dépenses professionnelles via papier ou Excel.

Outre la simple erreur humaine, les employeurs sont également confrontés à un autre défi majeur. Celle d’une escroquerie de dépense d’expert.

Non seulement ces « triches » sont diverses (facturation personnelle, revalorisation des tarifs, etc.), mais elles sont également difficiles à identifier en raison d’une variété de causes possibles. Devoir de vigilance non assimilé par les salariés, notamment en raison du manque de pédagogie du côté de l’employeur.

Un sentiment d’impunité en ressort, surtout si les contrôles fournis n’existent pas. En plus du climat néfaste qui peut survenir en interne, cette situation est généralement très coûteuse pour les employeurs.

POUR UNE ENTREPRISE DE 250 SALARIÉS, LE PRIX ANNUEL MOYEN EST DE 13 709 €.

Le télétravail s’intensifie depuis le début de la crise sanitaire. Cette organisation concerne désormais un salarié sur quatre et pourrait continuer à se développer à court terme. La gestion à distance rend la gestion des notes de frais encore plus difficile lorsqu’il est possible d’optimiser certains aspects du travail tout en protégeant mieux la santé des employés. Des Frais plus spécialisés à rembourser apparaissent : matériel de bureau, mobilier, charges énergétiques, etc. mais le processus pour mettre en place ces dispostifs peuvent être longs et l’impunité augmente car les employés peuvent commettre plus de fraudes que d’habitude.

La dématérialisation peut résoudre ces problèmes. Bien que ceux-ci puissent entraver le bon fonctionnement de votre entreprise, ces défis peuvent également être considérés comme une opportunité à faire évoluer la façon dont vous gérez vos notes de frais.

Pour y parvenir, la dématérialisation est un outil important car cet outil permet d’optimiser certains aspects de l’activité tant au niveau du pilotage managérial que sur la gestion comptable et le suivi des notes de frais.