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Exploitez et archivez les documents numériques de votre entreprise
Garder une trace fiable et accessible de toutes les informations importantes de votre entreprise peut vous faire économiser du temps et de l’argent. Cependant, archiver des documents professionnels n’est pas toujours aussi simple qu’il n’y paraît. Avec la quantité toujours croissante de données numériques générées chaque jour, il est crucial de s’assurer que ces informations sont bien organisées et sécurisées. Alors, pourquoi ne pas commencer à explorer les options de gestion informatique des archives numériques dès maintenant ?
Comment archiver des documents numériques ?
Pour mener une gestion efficace et durable de vos documents numériques, il est primordial de déterminer vos objectifs, vos besoins et les moyens nécessaires à la mise en place d’un système d’archivage performant. Notez également que l’archivage des documents numériques implique une série de processus qui assurent la préservation et la protection de l’intégrité des informations importantes de votre entreprise, tels que :
La collecte et l’organisation des informations
La collecte et l’organisation des informations sont des étapes capitales dans le processus d’archivage de documents numériques. Il est particulièrement important de déterminer les types de document à archiver et de les classer selon leur pertinence et leur utilisation. Des outils de scan, d’indexation et d’importation peuvent vous aider à compléter cette mission.
Le traitement des documents
Le traitement des documents professionnels implique leur mise en forme et la mise en place de processus de modification et d’exportation pour les rendre facilement accessibles, transmissibles et consultables. C’est également lors de cette étape que les documents doivent être pleinement sécurisés, cryptés et/ou sauvegardés pour prévenir tout risque de perte ou de corruption de données.
La gestion des workflows
La gestion et l’automatisation de workflows d’archivage visent à définir les tâches à effectuer, les outils à utiliser, les personnes responsables, les délais et les processus de validation à suivre. Cela permet de s’assurer que les documents sont traités de manière efficace et en temps voulu, sans que des erreurs ou des retards ne nuisent à la qualité de l’archivage.
Notre solution d’archivage électronique professionnelle
Vous souhaitez maîtriser la GED (gestion électronique des documents) ou archivage électronique de vos documents numériques de manière efficace et surtout, sécurisée ? Grâce à notre logiciel professionnel et intuitif, vous pouvez collecter, organiser, stocker et exploiter tous vos documents d’entreprise très facilement. Il s’agit de la solution idéale pour maximiser votre productivité et vous concentrer sur les aspects les plus importants de votre activité.
Prêts à aller plus loin dans l’archivage numérique de vos documents ? Inseco peut vous aider :
Simplifiez votre transition vers l’archivage électronique Logiciels pour archiver des documents d’entreprise
Les solutions logicielles d’archivage électronique ou de GED (gestion électronique des documents) telles que DocuWare sont dotées de nombreuses fonctionnalités :
- indexation intelligente
- importation Windows
- exportation des données
- contrôle des tâches
- workflows prêts à l’emploi
- signatures électroniques
- etc.
Ces fonctionnalités essentielles facilitent la collaboration entre les différents départements d’une entreprise et permettent une meilleure traçabilité des informations. Tous les documents numériques archivés peuvent être partagés, consultés et modifiés en un clic, en temps réel.
Comment
ça marche ?
Notre équipe accompagne les entreprises dans leur transformation numérique grâce à une approche globale et cohérente, construite autour de l’intégration de logiciels de gestion et d’ERP.
Conseiller
Nos consultants Inseco étudient avec vous les besoins de votre entreprise et, au terme d’un audit, vous proposent une solution adaptée à travers un cahier des charges technique et fonctionnel.
Accompagner
En vertu de leur connaissance des fonctions de l’entreprise (RH, paie, logistique…), nos experts vous accompagnent dans la résolution de vos problématiques et intègrent les solutions adéquates.
Former
Nos experts métiers et intégrateurs de logiciels de gestion sont certifiés en matière de formation professionnelle, afin de transmettre leur maîtrise des outils déployés au sein de votre entreprise.
Assister
Nos consultants référents prolongent l’accompagnement de votre entreprise au-delà de l’intégration logicielle et de votre formation, à travers l’assistance de notre service support et télémaintenance.
