Les bénéfices de la dématérialisation
La dématérialisation des documents présente plusieurs avantages pour les entreprises. Elle permet notamment de réduire les frais et de réaliser des économies sur vos dépenses en matériel bureautique. Elle optimise en outre les temps de traitement des documents (recherche, classement, archivage, etc.).
La solution DocuWare GED vous apporte néanmoins bien d’autres bénéfices majeurs :
Abandon total du papier
Grâce à cette solution, votre entreprise va pouvoir se passer totalement des documents sur papier. En effet, le logiciel est capable de stocker une importante quantité de documents. Ces derniers peuvent être classés par thèmes et sont accessibles à chaque instant via une tablette, un téléphone ou un PC. De plus, la migration sur DocuWare ne prend que quelques semaines. En effet, il suffit de 90 jours pour digitaliser l’ensemble de vos documents sur le cloud. Vous pouvez ensuite les trier et les archiver à votre convenance.
Passage à la facturation électronique
La facturation électronique fait l’objet d’une obligation légale pour les entreprises assujetties à la TVA, avec une entrée en vigueur le 1er septembre 2026. Au-delà de son caractère contraignant, cette mesure allège la charge administrative des entreprises et fiabilise les échanges entre sociétés. Tout en garantissant votre conformité règlementaire, DocuWare facilite l’édition, la transmission et le stockage de vos factures. Vous pouvez ainsi retrouver et traiter à partir d’un seul espace mutualisé les documents concernant vos clients et vos fournisseurs.
Archivage sécurisé
DocuWare préserve vos documents de la cybermalveillance et les garde contre les attaques informatiques. En effet, toutes les pièces dématérialisées sur le cloud sont protégées par de nombreux protocoles de sécurité. Avec cette solution, vous évitez tous les problèmes liés aux fuites et aux pertes de données. Vous profitez d’un espace dédié accessible par mot de passe afin de retrouver tous vos documents. La gestion électronique des documents avec DocuWare s’appuie sur de hauts niveaux de sécurité, notamment : ISO 9001, ISO27001 et NF203 sur le coffre-fort électronique et NF552 sur le RGPD.
Des processus adaptés à votre organisation grâce à DocuWare
Grace à Docuware, vous pouvez mettre en place des processus de décision spécifiques pour chaque type de document ou d’information présent dans la solution de dématérialisation des documents.
A titre d’exemple :
- Un devis est transmis au client : sa validation par celui-ci déclenche une communication à l’équipe commerciale et administrative pour une prise en compte immédiate.
- Le contrat avec votre salarié ou votre fournisseur arrive à échéance : DocuWare vous relance automatiquement pour vous laisser le temps de traiter efficacement ce dossier.
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Une solution pour chaque fonction de l’entrepriseDocuWare
La solution GED DocuWare confère de nombreux bénéfices à votre entreprise, quelle que soit sa taille (TPE, PME/PMI, ETI) et son secteur d’activité :
- dématérialisation des factures, contrats, fiches de paie… ;
- centralisation et archivage sécurisé des documents ;
- automatisation de vos processus et flux opérationnels ;
- possibilité de passer en télétravail et travail en mobilité ;
- mise en place de la signature électronique des documents ;
- etc.
Elle impacte ainsi les fonctions de l’entreprise (ressources humaines, comptabilité et finances, ventes et marketing, logistique, etc.) en transformant l’accès, l’échange et l’exploitation de l’information et des documents. La GED va notamment profondément transformer les procédures comptables et ressources humaines de l’entreprise.
DocuWare et comptabilité
La solution GED de DocuWare optimise et fiabilise les procédures comptables de l’entreprise. Grâce à cet outil, votre service ou cabinet comptable peut extraire et traiter plus rapidement vos factures clients et fournisseurs. En automatisant vos processus de comptabilité, vous vous assurez également d’éviter les erreurs humaines (erreurs de saisie, calculs erronés…).
DocuWare et ressources humaines
La dématérialisation de vos documents permet également de piloter la GRH. A travers la gestion électronique des documents, le workflow et l’automatisation des tâches, DocuWare permet d’améliorer la productivité, fiabiliser les processus et éliminer les tâches redondantes. Une fois libérés des travaux les plus simples, vos équipes peuvent se concentrer sur des activités ayant une meilleure valeur ajoutée, propres à améliorer le service RH et le climat social de votre entreprise.
DocuWare un outil de dématérialisation écoresponsable
La solution DocuWare GED contribue à inscrire votre entreprise dans une démarche écoresponsable et à remplir sa responsabilité sociale. Selon l’ADEME (Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie), un salarié utilise en effet 70 à 85 kg de papier par an. La fabrication du papier nécessite en outre des ressources importantes (2kg de bois et plus de 60L d’eau pour produire 1kg de papier)
En permettant à votre entreprise de s’affranchir des processus papier, une solution GED telle que DocuWare vous aide à augmenter votre productivité, consommer moins de ressources et réduire votre empreinte carbone et votre impact environnemental.
La solution DocuWare GED FAQ
Pourquoi choisir un logiciel de GED pour votre entreprise ?
L’intégration d’une solution GED réduit les coûts de l’entreprise et aide vos collaborateurs au quotidien. Dans la mesure où chacun peut disposer des documents centralisés dans le SI de votre entreprise, la GED favorise le travail collaboratif. En plus d’améliorer l’accès aux informations, vos équipes travaillent en simultané sur un même document. Accessible sur un espace cloud, le document est actualisé en temps réel. Vous améliorez ainsi la communication, ne perdez plus de temps à transférer des dossiers entre les différents services et gagnez en productivité globale sur les différents secteurs de votre entreprise.
Comment installer DocuWare dans votre entreprise ?
Inseco s’occupe de toute la procédure d’intégration DocuWare au sein de votre entreprise. Nos équipes transfèrent vos documents directement sur l’espace cloud qui vous est dédié. Après 90 jours, vous pouvez profiter de l’ensemble de vos archives sur un cloud dédié.
Nous mettons ensuite un technicien à votre service pour le suivi du bon fonctionnement de votre espace DocuWare. Celui-ci est à votre écoute en cas de questions sur le logiciel de dématérialisation.
Pourquoi choisir la solution DocuWare ?
DocuWare est une société internationale établie depuis plus de 30 dans le domaine de la dématérialisation. La solution propose de nombreuses innovations telles qu’un système d’indexation intelligent, la dématérialisation de votre document ainsi que l’automatisation des processus les plus courants.
Le logiciel DocuWare s’adapte avec la plupart des ERP du marché tel que Sage ou Divalto. Cette gestion de dématérialisation est également modulaire et s’adapte à vos besoins. Enfin, vous profitez d’une application mobile qui vous permet de vous connecter avant documents même lorsque vous êtes en déplacement.
Quels sont les avantages de la signature électronique avec DocuWare ?
La signature électronique DocuWare permet de signer vos documents rapidement et en toute sécurité. En éliminant l’usage du papier, elle simplifie vos processus internes et automatise les workflows. De plus, elle offre une gestion des signatures à distance, qui sont à la fois conformes aux normes et accessibles depuis n’importe quel appareil.
Comment
ça marche ?
Notre équipe accompagne les entreprises dans leur transformation numérique grâce à une approche globale et cohérente, construite autour de l’intégration de logiciels de gestion et d’ERP.
Conseiller
Nos consultants Inseco étudient avec vous les besoins de votre entreprise et, au terme d’un audit, vous proposent une solution adaptée à travers un cahier des charges technique et fonctionnel.
Accompagner
En vertu de leur connaissance des fonctions de l’entreprise (RH, paie, logistique…), nos experts vous accompagnent dans la résolution de vos problématiques et intègrent les solutions adéquates.
Former
Nos experts métiers et intégrateurs de logiciels de gestion sont certifiés en matière de formation professionnelle, afin de transmettre leur maîtrise des outils déployés au sein de votre entreprise.
Assister
Nos consultants référents prolongent l’accompagnement de votre entreprise au-delà de l’intégration logicielle et de votre formation, à travers l’assistance de notre service support et télémaintenance.